Tietosuojaseloste

TIETOSUOJA-ASETUKSEN (EU) 2016/679 MUKAINEN TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Väestönsuojelusäätiö sr (0222611-8)
Kalliolinnantie 4 00140 Helsinki

2. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Asiamies Jukka Antila, puh.0104191818, sähköpostiosoite: jukka.antila@vaestonsuojelusaatio.fi

3. Rekisterien nimet

Apurahanhakijarekisteri
Apurahansaajarekisteri
Asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään apurahasäätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi, jossa rekisteröity tai hänen edustamansa organisaatio on osapuolena tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä, rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi, rekisteröidyn yksiselitteisen suostumuksen tai asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Apurahanhakijarekisteriä koskevia henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraavia tarkoituksia varten:

Apurahahakemusten käsittely, apurahapäätösten tekeminen ja tilastointi

Apurahansaajarekisteriä koskevia henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraavia tarkoituksia varten:

Apurahansaajan yksilöinti, apurahan maksatus, seuranta ja tilastointi

Asiakasrekisteriä koskevia henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraavia tarkoituksia varten:

Säätiön toiminnasta ja apurahamahdollisuuksista tiedottamista varten sekä sidosryhmien yhteydenpitoa varten

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekistereihin kerätään yllä mainittuihin tarkoituksiin seuraavia tietoja:

Perustiedot, kuten henkilön nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, postiosoite ja sähköpostiosoite)
perustiedot haettavasta apurahasta ja sen käyttötarkoituksesta, haettavan apurahan määrästä sekä mahdolliset apurahahakemuksen liitteet
Apurahanmyöntöpäivä ja summa sekä apurahan maksatustiedot
Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten nimi, ammattinimike, organisaatio, osoitetiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, tiedot rekisteröidylle kohdistetusta markkinoinnista, mainonnasta ja viestinnästä
Muut rekisteröidyn itse antamat tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, sähköpostitse tai tapaamisten yhteydessä. Lisäksi tietoja voidaan kerätä Säätiön omasta apurahajärjestelmästä, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä ja muista julkaisuista sekä viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä.

7. Säännönmukaiset tietojen siirrot ja luovutukset sekä siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta palveluiden tuottamiseksi rekisterinpitäjälle. Tällaisia palveluita ovat esimerkiksi tietojärjestelmä- ja ohjelmistopalveluntarjoajat.

Tietoja luovutetaan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa tilanteissa rekisteröidylle itselleen tai tämän määräämälleen, viranomaisille, säätiön tilaisuuteen ilmoittautuneille tai tilaisuuteen osallistuneille tilaisuudessa. Apurahasaajien tiedot julkaistaan. säätiön toiminta- ja vuosikertomuksessa, säätiön internet sivuilla ja sosiaalisessa mediassa,

Tietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietoja säätiössä käsittelevät vain ne henkilöt, joiden toimenkuvaan käsittely kuuluu ja vain siinä laajuudessa, kuin se on tehtävän hoitamiseksi välttämätöntä.

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu teknisin ratkaisuin, kuten palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin. Palvelimet ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Asiakirja-aineisto säilytetään ajanmukaisin turvajärjestelmin varustetussa lukitussa arkistotilassa.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen yllä ilmoitettujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, kuten rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen toimeenpanemiseksi. Henkilötietoja säilytetään myös lakisääteisten säilytysvelvollisuuksien täyttämiseksi. Henkilötietoja voidaan säilyttää esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön niin edellyttäessä kuuden tai kymmenen vuoden ajan soveltuvasta lainsäädännöstä riippuen.

Mikäli rekisteröity peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn tai vastustaa sitä, rekisteröidyn tiedot poistetaan, ellei tietojen käsittelylle ole muuta lainmukaista perustetta.

Kun tietoja ei enää tarvita tai perustetta niiden säilyttämiselle ei ole, tiedot tuhotaan tietoturvallisella tavalla.

10. Rekisteröidyn oikeudet

10.1 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin talletetut tiedot tai saada tieto siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

10.2 Oikeus tietojen oikaisuun

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi.

10.3 Oikeus tulla unohdetuksi

Kun henkilötietojen käsittelylle ei ole enää lainmukaista perustetta, rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot.

10.4 Oikeus tietojen siirtämiseen

Rekisteröidyllä on laissa säädettyjen edellytysten täyttyessä oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos se on teknisesti mahdollista.

10.5 Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

10.6 Oikeus kieltää tietojen käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.

10.7 Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valvontaviranomaiselle valitus henkilötietojensa käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle viranomaiselle tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Suomessa toimivaltaisena viranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.

10.8 Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus niiden käsittelytoimenpiteiden osalta, jotka perustuvat suostumukseen.

11 Oikeuksien käyttäminen

Jos haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi tai esittää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä tietosuoja-asioista vastaavaan henkilöömme, jonka yhteystiedot on ilmoitettu alla.

Tietosuoja-asioista vastaavan henkilön yhteystiedot